# Een incidentverslag schrijven: sjabloon en voorbeeld Source: https://lognoteapp.com/nl/blog/incident-log-template-example Language: nl Updated: 2026-09-28T16:13:38.020+00:00 Published: 2026-09-28T16:13:19.395+00:00 Schrijf een duidelijk incidentverslag met een kopieerbaar sjabloon en ingevuld voorbeeld. Scheid waarnemingen, tijdstippen, acties en open vragen. Een levering komt beschadigd aan. Je maakt een foto, spreekt iemand en gaat verder met je werk. Later op de dag is de precieze volgorde lastiger te herinneren. Een kort incidentverslag helpt om vast te leggen wat je zag en wat daarna gebeurde. Daarvoor heb je geen formele taal nodig. Een duidelijke volgorde, concrete details en een eerlijk onderscheid tussen feiten en onzekerheden zijn belangrijker. Hieronder staan een kopieerbaar sjabloon en een fictief voorbeeld. ## Wat is een incidentverslag? Een incidentverslag beschrijft één gebeurtenis en de opvolging daarvan. Een werklogboek gaat over een hele dag of dienst; dit verslag houdt één situatie bij elkaar, zoals een beschadigde levering, een storing of een onverwachte onderbreking. De belangrijkste vragen zijn: wat gebeurde er, wanneer en waar? Wat heb je zelf waargenomen? Welke acties volgden? Wat moet nog worden gecontroleerd? Deze indeling werkt op papier en in een notitie-app. ## Schrijf zolang de details nog vers zijn Noteer het belangrijkste zodra dat praktisch mogelijk is. Een korte notitie op dat moment kan meer details bevatten dan een uitgebreid verhaal veel later. Geef aan wanneer je uit het geheugen schrijft. Maak van een geschatte tijd geen exact tijdstip. Onderscheid het tijdstip van de gebeurtenis van het moment waarop je schrijft. Maak je om 11.20 uur een notitie over een levering rond 10.40 uur, vermeld dan beide. Het tijdstempel van de app hoort bij de notitie en stelt op zichzelf niet vast wanneer de gebeurtenis plaatsvond. ## Sjabloon om te kopiëren Neem deze velden over en vul alleen in wat relevant is. Schrijf liever ‘onbekend’ of ‘nog niet gecontroleerd’ dan dat je iets invult op basis van een vermoeden. - Gebeurtenis of referentie: - Datum en tijd van de gebeurtenis, eventueel bij benadering: - Vastgelegd op: - Plaats: - Betrokken personen of functies: - Wat ik zelf heb waargenomen: - Wat anderen vertelden, met vermelding van de bron: - Uitgevoerde acties en tijdstippen: - Bijbehorende foto’s of documenten: - Open vragen en volgende stap: Gebruik aanhalingstekens alleen als je de precieze woorden kent. Geef anders aan dat het om een samenvatting gaat. Houd mogelijke oorzaken die niet zijn bevestigd apart van je waarnemingen. ## Ingevuld voorbeeld: beschadigde levering Dit voorbeeld is fictief en gaat niet over een echte levering. - Gebeurtenis: Beschadigde doos, levering A17. - Tijdstip: 28 september 2026, rond 10.40 uur. - Vastgelegd: 28 september 2026 om 11.20 uur, uit het geheugen en aan de hand van foto’s. - Plaats: Goederenontvangst, achteringang. - Waarneming: Eén hoek van de buitenste doos was ingedrukt. Langs dezelfde rand zat een scheur. De inhoud was nog niet gecontroleerd. - Informatie van een ander: De chauffeur zei dat de doos vóór aankomst al beschadigd was. Dit is een samenvatting, geen letterlijk citaat. - Acties: Doos rond 10.45 uur gefotografeerd en apart gezet voor controle. Leverancier om 11.05 uur benaderd. - Open vraag: Is de inhoud ook beschadigd? - Volgende stap: Inhoud controleren en reactie van leverancier toevoegen. Het voorbeeld beschrijft de verpakking. Het concludeert niet wie de schade veroorzaakte of dat de inhoud zeker kapot is. ## Houd latere aanvullingen herkenbaar Voeg nieuwe informatie toe met een datum en tijd, bijvoorbeeld: ‘14.15 uur, inhoud gecontroleerd. Eén onderdeel gebarsten. Leverancier opnieuw benaderd.’ Zo blijft duidelijk wat je in de ochtend wist en wat pas later bekend werd. Ontdek je een fout, vermeld dan de correctie en wanneer je die maakte. Een bruikbaar verslag maakt de ontwikkeling van je kennis begrijpelijk. De eerste notitie hoeft niet achteraf volledig te lijken. ![Voorbeeldweergave van Lognote met Engelse demonotities. Het leveringsvoorbeeld in dit artikel is fictief.](https://api.lognoteapp.com/v1/storage/buckets/website-assets/files/ws-20260921-detail-work/view?project=69af267e003c0ae63567) ## Vastleggen en opvolgen in Lognote Kies een passende groep en bewaar daar de eerste notitie en latere updates. Gebruik een herkenbare referentie zoals #leveringA17 om de notities terug te vinden. De [hashtaghandleiding](https://lognoteapp.com/nl/blog/organize-notes-with-hashtags) legt uit hoe je een onderwerp over groepen heen binnen de actieve werkruimte bekijkt. Voeg je foto’s toe, beschrijf dan wat erop staat en hoe ze bij de gebeurtenis horen. Een foto zonder context kan dezelfde vragen oproepen als een vage zin. Schrijf het tijdstip van de gebeurtenis in de tekst als dat afwijkt van het tijdstempel van de notitie. Met [werkruimtes](https://lognoteapp.com/nl/blog/workspaces-for-work-and-personal-notes) kun je werk en privé organisatorisch scheiden. Controleer voor delen of exporteren welke notities en bijlagen zijn geselecteerd. Laat informatie weg die de ontvanger niet nodig heeft. ## Veelgemaakte fouten - Waarnemingen vermengen met vermoedens over de oorzaak. - ‘Eerder’ of ‘later’ schrijven zonder datum of geschatte tijd. - De uitleg van iemand anders als eigen waarneming beschrijven. - Een uitkomst toevoegen zonder aan te geven dat die later bekend werd. - Aannemen dat een tijdstempel de juistheid of juridische bewijskracht garandeert. Dit sjabloon helpt persoonlijke notities te ordenen. Het vervangt geen verplichte meldprocedure op het werk. Een notitie met tijdstempel is niet automatisch onveranderbaar of juridisch doorslaggevend. Begin met de feiten die je kent en eindig met een duidelijke volgende stap. Een leesbaar verslag van één gebeurtenis helpt meer dan een lang document met onzekere details.