Notities exporteren: welk bestandsformaat kies je?
Het beste exportformaat hangt af van wat de ontvanger met je aantekeningen moet doen. Een document om te lezen, een bestand om te bewerken en gegevens voor analyse zijn verschillende taken. Lognote biedt zeven exportformaten; deze handleiding legt de praktische keuze uit zonder een export als een volledige back-up te beschouwen.
Voor lezen en delen: PDF
Kies PDF wanneer de ontvanger een stabiel document moet lezen of afdrukken. Het werkt goed voor een overdracht of een rapport. Het is minder handig als iemand individuele vermeldingen moet bewerken of met zijn tijdstempels moet berekenen. Bekijk een voorbeeld van het bestand voordat je het deelt en controleer of er bijlagen en privégegevens zijn bijgevoegd.
Voor verder schrijven: TXT, Markdown, RTF of HTML
Platte tekst is de eenvoudigste keuze om de woorden naar een ander systeem te kopiëren. Markdown is handig als je draagbare kopteksten en eenvoudige opmaak wilt in een op tekst gebaseerde workflow. RTF is geschikt voor verdere bewerking in een tekstverwerker. HTML is handig wanneer een document doorgaat in een browser of webworkflow. Test een geëxporteerd voorbeeld in de doel-app, omdat de opmaak en media-ondersteuning variëren.
Voor tabellen en automatisering: CSV of JSON
CSV is een praktisch startpunt voor het sorteren van gegevens in een spreadsheet. JSON is beter wanneer een script of een andere tool gestructureerde velden nodig heeft. Deze formaten zijn bruikbaar voor analyse, maar zijn als afgerond rapport minder prettig om te lezen. Controleer welke velden je gekozen export bevat voordat je op een geautomatiseerd proces vertrouwt.
Voorbeeld: één logboek, drie bestemmingen
Stel dat een projectlogboek meerdere vermeldingen met tijdstempel bevat. Stuur een PDF naar iemand die hem alleen maar hoeft te lezen. Kies CSV om de vermeldingen in een spreadsheet te bekijken. Kies Markdown als je wilt doorgaan met schrijven in een teksteditor. Dit is een fictief workflowvoorbeeld; de precieze uitvoer hangt af van je exportselectie en de inhoud van de notitie.
Exporteren en back-up dienen verschillende doeleinden
Een export geeft je een draagbare kopie om te delen of verder te werken. Het belooft geen volledig herstel van je Lognote-gegevens, instellingen en bijlagen. Als je de app later moet herstellen, maak en controleer dan een back-up met behulp van de back-upfunctie van Lognote. Bewaar beide bestanden slechts zo lang als je ze nodig heeft en deel gevoelige gegevens zorgvuldig.