Εξαγωγή σημειώσεων: ποια μορφή πρέπει να επιλέξετε;
Η καλύτερη μορφή εξαγωγής εξαρτάται από το τι πρέπει να κάνει ο παραλήπτης με τις σημειώσεις σας. Ένα έγγραφο για ανάγνωση, ένα αρχείο για επεξεργασία και δεδομένα για ανάλυση είναι διαφορετικές εργασίες. Το Lognote προσφέρει επτά μορφές εξαγωγής. αυτός ο οδηγός εξηγεί την πρακτική επιλογή χωρίς να αντιμετωπίζεται μια εξαγωγή ως πλήρες αντίγραφο ασφαλείας.
Για ανάγνωση και κοινή χρήση: PDF
Επιλέξτε PDF όταν ο παραλήπτης πρέπει να διαβάσει ή να εκτυπώσει ένα σταθερό έγγραφο. Λειτουργεί καλά για μια παράδοση ή μια αναφορά. Είναι λιγότερο βολικό όταν κάποιος χρειάζεται να επεξεργαστεί μεμονωμένες καταχωρήσεις ή να υπολογίσει με τις χρονικές σημάνσεις του. Πριν από την κοινή χρήση, κάντε προεπισκόπηση του αρχείου και ελέγξτε εάν περιλαμβάνονται συνημμένα και ιδιωτικές λεπτομέρειες.
Για περαιτέρω γραφή: TXT, Markdown, RTF ή HTML
Το απλό κείμενο είναι η απλούστερη επιλογή για την αντιγραφή των λέξεων σε άλλο σύστημα. Το Markdown είναι χρήσιμο όταν θέλετε φορητές επικεφαλίδες και απλή μορφοποίηση σε μια ροή εργασίας που βασίζεται σε κείμενο. Το RTF είναι κατάλληλο για περαιτέρω επεξεργασία σε επεξεργαστή κειμένου. Η HTML είναι χρήσιμη όταν ένα έγγραφο θα συνεχίσει σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ή ροή εργασίας ιστού. Δοκιμάστε ένα εξαγόμενο δείγμα στην εφαρμογή προορισμού, επειδή η μορφοποίηση και η υποστήριξη πολυμέσων διαφέρουν.
Για πίνακες και αυτοματισμούς: CSV ή JSON
Το CSV είναι ένα πρακτικό σημείο εκκίνησης για την ταξινόμηση των καταχωρήσεων σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Το JSON είναι καλύτερο όταν ένα σενάριο ή άλλο εργαλείο χρειάζεται δομημένα πεδία. Αυτές οι μορφές είναι χρήσιμες για ανάλυση, αλλά είναι λιγότερο ευχάριστο να διαβαστούν ως ολοκληρωμένη αναφορά. Ελέγξτε ποια πεδία περιλαμβάνει η εξαγωγή που έχετε επιλέξει πριν βασιστείτε σε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία.
Παράδειγμα: ένα αρχείο καταγραφής, τρεις προορισμοί
Ας υποθέσουμε ότι ένα αρχείο καταγραφής έργου περιέχει πολλές εγγραφές με χρονική σήμανση. Στείλτε ένα PDF σε κάποιον που χρειάζεται μόνο να το διαβάσει. Επιλέξτε CSV για να ελέγξετε τις εγγραφές σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Επιλέξτε Markdown όταν θέλετε να συνεχίσετε να γράφετε σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Αυτό είναι ένα φανταστικό παράδειγμα ροής εργασίας. η ακριβής απόδοση εξαρτάται από την επιλογή εξαγωγής και το περιεχόμενο της σημείωσης.
Η εξαγωγή και η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς
Μια εξαγωγή σάς δίνει ένα φορητό αντίγραφο για κοινή χρήση ή περαιτέρω εργασία. Δεν υπόσχεται πλήρη αποκατάσταση των δεδομένων, των ρυθμίσεων και των συνημμένων Lognote. Εάν χρειαστεί να ανακτήσετε την εφαρμογή αργότερα, δημιουργήστε και ελέγξτε ένα αντίγραφο ασφαλείας χρησιμοποιώντας τη λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του Lognote. Διατηρήστε και τα δύο αρχεία μόνο για όσο διάστημα τα χρειάζεστε και μοιραστείτε ευαίσθητα αρχεία προσεκτικά.