Ημερήσιο ημερολόγιο εργασίας: πρότυπο και συμπληρωμένο παράδειγμα
Ένα χρήσιμο αρχείο καταγραφής εργασίας απαντά σε τρεις ερωτήσεις: τι συνέβη, πότε συνέβη και τι συμβαίνει στη συνέχεια; Δεν χρειάζεται να γράψετε μια μεγάλη έκθεση. Οι σύντομες καταχωρήσεις που γίνονται κοντά στο συμβάν είναι ευκολότερο να κατανοηθούν αργότερα από μια περίληψη που ανακατασκευάζεται στο τέλος μιας βάρδιας.
Ξεκινήστε με μια απλή δομή
Δημιουργήστε ένα αρχείο καταγραφής για την ημέρα ή το έργο. Καταγράψτε έναν χρόνο, μια παρατηρήσιμη ενέργεια ή γεγονός και το αποτέλεσμά του σε κάθε καταχώρηση. Ονομάστε άτομα μόνο όταν αυτή η λεπτομέρεια είναι απαραίτητη και κατάλληλη. Διαχωρίστε αυτό που παρατηρήσατε από αυτό που νομίζετε ότι σημαίνει. Εάν προσθέσετε μια λεπτομέρεια αργότερα, σημειώστε την ως μεταγενέστερη προσθήκη αντί να την κάνετε να φαίνεται σύγχρονη.
Συμπληρωμένο παράδειγμα: έλεγχος ρουτίνας εξοπλισμού
Αυτό το φανταστικό παράδειγμα δείχνει το επίπεδο λεπτομέρειας που κάνει ένα αρχείο καταγραφής χρήσιμο. Είναι ένα παράδειγμα γραφής, όχι μια καταγραφή ενός πραγματικού γεγονότος στο χώρο εργασίας.
- Ο εκτυπωτής στο δωμάτιο 2 εμφάνισε μια προειδοποίηση χαμηλής στάθμης τόνερ. Η δοκιμαστική σελίδα ήταν αχνή.
- Αντικαταστάθηκε η κασέτα μαύρου γραφίτη. Φυλάξτε το χρησιμοποιημένο φυσίγγιο για ανακύκλωση.
- Εκτύπωσε μια δεύτερη δοκιμαστική σελίδα. Το κείμενο ήταν ευανάγνωστο. δεν έμεινε καμία προειδοποίηση.
- Προστέθηκε ένα ανοιχτό αντικείμενο για αύριο: ελέγξτε εάν ο δίσκος χαρτιού εξακολουθεί να μπλοκάρει σε μια μεγαλύτερη εργασία εκτύπωσης.
Κλείστε τη μέρα με ανοιχτά αντικείμενα
Πριν ολοκληρώσετε, σαρώστε τις εγγραφές για ανεπίλυτες ερωτήσεις. Γράψτε την επόμενη ενέργεια, έναν ιδιοκτήτη εάν είναι γνωστός και μια χρήσιμη προθεσμία. Ένα αρχείο καταγραφής εργασίας είναι ευκολότερο να παραδοθεί όταν κάποιος μπορεί να δει την τρέχουσα κατάσταση χωρίς να μαντέψει από προηγούμενα μηνύματα. Μην τοποθετείτε κωδικούς πρόσβασης, προσωπικά στοιχεία πελατών ή ευαίσθητες πληροφορίες υγείας σε ένα αρχείο καταγραφής γενικής χρήσης.
Διατηρήστε το αρχείο χρησιμοποιήσιμο
Για συνεχή τεκμηρίωση, το Lognote δημιουργεί μια χρονική σήμανση για κάθε καταχώρηση και διατηρεί τις καταχωρήσεις με χρονολογική σειρά. Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στο αρχείο καταγραφής και να εξαγάγετε ένα αντίγραφο. Επιλέξτε PDF όταν κάποιος χρειάζεται μια αναγνώσιμη αναφορά, CSV για υπολογιστικό φύλλο ή Markdown και κείμενο για περαιτέρω επεξεργασία. Μια εξαγωγή είναι ένα φορητό αντίγραφο. χρησιμοποιήστε τη λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας της εφαρμογής όταν χρειάζεστε πλήρη επαναφορά.