メンテナンスログのテンプレートと記入例

「またプリンターの調子が悪い」。先週と同じ症状なのか、誰かが連絡したのか、前回の修理で直ったのか。会話だけでは追いにくい経緯を、一か所に残しておくのがメンテナンスログです。

ここで紹介するのは、日常的な設備の状態や対応依頼を記録するためのテンプレートです。技術的な点検、修理の指示、必要な正式記録については、その設備と職場で定められた手順に従ってください。

メンテナンスログに残すこと

役立つ記録には、対象の設備、確認したこと、次にすることが含まれます。「上の階のプリンター」よりも「事務室のプリンター P-02」のように、固定の名称や管理番号を使うと後から追いやすくなります。次回の記録でも同じ識別名を使いましょう。

原因を推測する前に、症状を書きます。「一つの印刷ジョブで紙詰まりが3回発生」は観察した事実です。「ローラーが摩耗している」は診断なので、実際の確認に基づく情報として扱います。担当技術者から説明を受けた場合は、誰からいつ聞いたのかも残します。

分からない項目は未確認と記載します。後から記録する場合は、出来事が起きた時刻を本文に加えてください。メモの保存時刻と、不具合が発生した時刻は同じとは限りません。

次の例は架空のもので、通常の事務作業を想定しています。

訪問予定が決まったことと、修理が終わったことは別です。作業と所定の確認が済んだ後に結果を追記します。同じ症状が再発した場合も、前の記録を置き換えず、P-02の新しい記録として残します。

追記するときは「前の記録から何が変わったか」を考えます。場所と症状がすでに書かれていれば、「IT担当、明日10:00に訪問予定」という短い更新でも十分です。一つのグループで複数の設備を扱う場合は、管理番号も添えます。

「連絡済み」「訪問予約済み」「確認後に解決」は異なる段階です。観察、報告、確認済みの結果を区別しましょう。#followupのようなハッシュタグは見直すメモを探す目印になりますが、自動で担当者に仕事を割り当てるものではありません。

場所や少数の設備ごとにグループを作ります。クラシック表示では、メモの横に日付と時刻が並びます。その場で短い更新を残し、返答が届いたら同じグループに戻る使い方です。掲載画像は実際のLognote画面で、診療所の事務グループにある架空の備品対応メモを表示しています。

日々の記録全体については業務日誌のテンプレートも参考になります。未解決の件を別の人へ引き継ぐときは、引き継ぎメモのテンプレートで現在の状況をまとめられます。

自分のメモで解決済みとする前に、実施内容、報告された結果または確認した結果、残る不明点を記します。「部品交換済み。試験はこれから」の方が「完了」だけより状況が伝わります。使用を再開できるかどうかは、その設備の通常の手順で判断してください。

最初からすべての設備を登録する必要はありません。Lognoteをダウンロードして、一つの繰り返す問題について、観察、返答、結果を同じグループに残してみましょう。後から読める一連の経緯が、記録の価値になります。