Как вести ежедневный журнал работы: шаблон и пример заполнения
Полезный журнал работы отвечает на три вопроса: что произошло, когда это произошло и что будет дальше? Вам не нужно писать длинный отчет. Краткие записи, сделанные ближе к событию, легче понять позже, чем сводку, восстановленную в конце смены.
Начните с простой структуры
Создайте один журнал за день или проект. Запишите время, наблюдаемое действие или событие и его результат в каждой записи. Называйте людей только тогда, когда эта деталь необходима и уместна. Отделите то, что вы наблюдали, от того, что, по вашему мнению, это означает. Если вы добавите деталь позже, отметьте ее как более позднее дополнение, а не делайте так, чтобы она выглядела одновременно.
Заполненный пример: плановая проверка оборудования
Этот вымышленный пример показывает уровень детализации, который делает журнал полезным. Это письменный пример, а не запись реального события на рабочем месте.
- Принтер в комнате 2 выдал предупреждение о низком уровне тонера. Тестовая страница была блеклой.
- Заменил черный тонер-картридж. Сдал использованный картридж на переработку.
- Распечатала вторую тестовую страницу. Текст был разборчивым; никакого предупреждения не осталось.
- Добавлен открытый вопрос на завтра: проверьте, не застревает ли лоток для бумаги при большом задании на печать.
Завершите день открытыми делами
Прежде чем закончить, просмотрите записи на наличие нерешенных вопросов. Напишите следующее действие, владельца, если он известен, и срок выполнения. Журнал работы легче передать, если кто-то может видеть текущее состояние, не догадываясь о предыдущих сообщениях. Не записывайте пароли, личные данные клиентов или конфиденциальную медицинскую информацию в общий журнал.
Сохраняйте запись доступной для использования
Для текущей документации Lognote создает временную метку для каждой записи и сохраняет записи в хронологическом порядке. Вы можете выполнить поиск в журнале и экспортировать копию. Выбирайте PDF, если кому-то нужен удобочитаемый отчет, CSV для электронной таблицы или Markdown и текст для дальнейшего редактирования. Экспорт — это портативная копия; используйте функцию резервного копирования приложения, когда вам нужно полное восстановление.