Як вести щоденник роботи: шаблон і приклад заповнення
Корисний робочий журнал відповідає на три запитання: що сталося, коли це сталося і що буде далі? Вам не потрібно писати довгий звіт. Короткі записи, зроблені ближче до події, легше зрозуміти пізніше, ніж резюме, відтворене в кінці зміни.
Почніть із простої структури
Створіть один журнал для дня або проекту. Запишіть час, спостережувану дію чи подію та її результат у кожному записі. Назвіть людей лише тоді, коли ця деталь потрібна і доречна. Відокремте те, що ви спостерігали, від того, що, на вашу думку, це означає. Якщо ви додаєте деталь пізніше, позначте її як пізнішу, замість того, щоб виглядати сучасною.
Заповнений приклад: планова перевірка обладнання
Цей вигаданий приклад показує рівень деталізації, який робить журнал корисним. Це письмовий приклад, а не запис реальної події на робочому місці.
- Принтер у кімнаті 2 показав попередження про низький рівень тонера. Тестова сторінка була тьмяна.
- Замінено чорний тонер-картридж. Зберіг використаний картридж для переробки.
- Надрукував другу пробну сторінку. Текст був розбірливим; попередження не залишилося.
- Додано відкритий пункт на завтра: перевірте, чи лоток для паперу все ще застряє під час більшого завдання друку.
Закрийте день відкритими предметами
Перш ніж закінчити, проскануйте записи на наявність невирішених питань. Напишіть наступну дію, власника, якщо він відомий, і корисний кінцевий термін. Робочий журнал легше передати, коли хтось може бачити поточний стан, не здогадуючись про попередні повідомлення. Не зберігайте паролі, приватні дані клієнтів або конфіденційну інформацію про стан здоров’я в журналі загального призначення.
Зберігайте запис придатним для використання
Для поточної документації Lognote створює позначку часу для кожного запису та зберігає записи в хронологічному порядку. Ви можете шукати в журналі та експортувати копію. Виберіть PDF, якщо комусь потрібен читабельний звіт, CSV для електронної таблиці або Markdown і текст для подальшого редагування. Експорт — це переносна копія; скористайтеся функцією резервного копіювання програми, коли вам потрібно повне відновлення.