会議メモのテンプレートと記入例

会議が終わり、それぞれ仕事に戻る。数日後に「結局どう決まった？」と聞かれて、納品日が確定したのか、提案されただけなのか思い出せない。そんな場面で役立つのが会議メモです。

すべての発言を残す必要はありません。何を決め、誰が次に動き、何が未解決なのかが分かることが大切です。スマートフォンでもMacでも使える、短いテンプレートを紹介します。

会議メモに残すこと

まず会議のテーマ、日付、参加者を記入します。その後、決定事項、次の行動、未解決の質問を分けます。理由が後で重要になりそうなら、一言添えましょう。

提案と決定は別です。「納品を木曜にできるかも」と「木曜の納品で合意」では意味が違います。確認できていない内容は、未解決の項目に残します。

個人の仕事用メモなら短くまとめられます。正式な議事録や承認が必要な職場では、定められた手続きも利用してください。

次の項目をメモへコピーし、見出しの下を空けておきます。会話の流れをすべて予測する必要はありません。

担当者と期限は、作業内容と同じくらい重要です。「写真を送る」より「Samが入口の写真を10月1日木曜までに送る」の方が確認しやすくなります。期限を決めていない場合は「期限は要確認」と記入します。

情報が変わったら「青いサンプル承認」「Sam、写真は木曜まで」「納品日は未確定」のように短く残します。スマートフォンでも入力しやすい長さです。

会議中ずっと体裁を整える必要はありません。時間ができたら、後で意味が分からなくなりそうな部分を補います。不確かな発言を、書き直す過程で確定事項に変えてしまわないようにしましょう。

以下は架空の例です。作業スペースの模様替えについての会議で、実際の顧客案件ではありません。

合意済みの材料選びと、未確定の納期を分けています。それぞれの行動も、後で確認できる具体的な形になっています。

会議の終わりか直後に、決定事項と行動を読み返します。名前、日付、曖昧な表現を確認しましょう。会話が記憶に残っているうちなら、短い確認で誤解を直せます。

後からまとめる場合は、会議の日付と記録時刻を区別します。Lognoteのタイムスタンプはメモに関するもので、会議日や合意した期限の代わりにはなりません。

名前を本文に書いても、自動で作業を割り当てたり通知したりはしません。相手に必要な場合は、内容を確認してからチームで使っている連絡手段で共有します。

「会議」グループを作れば、記録の置き場所が決まります。同じ案件を業務日誌にも書くなら、#atlasのようなタグを追加します。ハッシュタグのガイドでは、現在のワークスペース内で複数グループのメモを探す方法を紹介しています。

Macでは、会議グループと業務日誌を横に並べてまとめられます。タブと左右表示のガイドで設定方法を確認できます。詳しい内容は元のグループに残し、短い結果だけを日誌へ追記する使い方です。

次の確認日には元のメモを開き、「10月1日、写真受領」「仕入先の返答待ち」といった結果を追記します。質問と結果の関係が分かるようにしておきます。

#確認は目印であり、自動リマインダーや完了状態ではありません。解決した項目を何度も見直さないよう、タグを外すタイミングを決めましょう。

まずは一つの会議に短いテンプレートを使い、2分だけ見直してください。来週読み返したとき、決定事項、次の担当者、未解決の質問が分かれば、役に立つメモになっています。