電話メモの書き方：確認事項と次の行動を残すテンプレート
仕入先との電話を終えて、納品が遅れることは覚えている。でも午後になると、細かい点が曖昧になります。金曜日は確定だったのか、候補だったのか。在庫は誰が確認するのか。こちらから何か送る約束をしたのか。
電話メモは、こうした情報を数行で残すためのものです。会話がまだ頭に残っているうちに、結果と次の行動を書きましょう。この記事では、自分で書くメモを対象に、コピーできるテンプレートと架空の記入例を紹介します。
電話メモには何を書く？
後から会話を理解できるよう、日付、相手の名前やチーム、用件、結果、次の行動を残します。似た案件を区別するには、プロジェクト名や注文番号も役立ちます。通常、会話のすべてを書き起こす必要はありません。
相手が言ったことと、自分の判断を分けて書きます。「仕入先が金曜納品の可否を確認する」なら未確定だと分かります。「金曜納品」だけでは、可能性が約束のように見えてしまいます。この違いは、後から読み返すときに重要です。
コピーして使える電話メモのテンプレート
- 電話した日時：
- 話した相手、またはチーム：
- 用件と関連する番号：
- 相手から得た主な情報：
- 合意したこと：
- まだ確認できていないこと：
- 次の行動、担当者、期限：
後から記入する場合は、メモを書いた時刻とは別に電話の時刻を残します。おおよその時刻しか分からないなら、その旨を書きましょう。ノートのタイムスタンプだけで、正確な通話時刻が分かるわけではありません。
記入例：納品状況を確認する電話
以下の名前、番号、会話は架空のものです。
- 2026年10月9日 10:20 · 仕入先のサムと電話
- 対象：展示スタンド A-17
- 情報：まだ発送されていない。
- 合意：サムが在庫を確認し、今日中にメールで連絡する。
- 未確認：来週火曜に届く可能性はあるが、確約ではない。
- 自分の行動：今日中に搬入口の案内を送る。
- フォロー：16時にメールを確認。届いていなければサムに連絡する。
スマートフォンなら「サム / A-17 未発送。火曜の可能性、未確定。搬入口送る。16時メール確認」でも始められます。必要なら後から背景を補いましょう。実際の通知が必要な場合は、普段のリマインダーやカレンダーを使います。本文に時刻を書くだけでは通知は届きません。
関連する電話をLognoteでまとめる
該当するプロジェクトのグループに保存します。電話が少なければ、電話メモという一つのグループから始めても構いません。追記にも同じ番号を使えば、A-17の検索でその後の連絡も見つけやすくなります。#要確認 などのタグも使えます。詳しくはハッシュタグのガイドをご覧ください。
見渡しやすいノート表示を選び、順序が重要なら日付を表示しておきます。画像は架空のデモ内容を使った実際のLognote画面です。この方法は手動のメモ作成であり、電話の自動録音や自動文字起こしではありません。
返答は別の記録として追加する
返答が届いたら、変化した点を書きます。「14:35 サムからメール。在庫確定。月曜発送、到着日は未確定」。一つの質問に答えが出ただけで、案件全体を完了扱いにしないようにします。
再度電話した場合は、同じ番号を付けた新しい日付の記録を作ります。プロジェクトの方針を決めたなら、理由を意思決定ログに残せます。複数人で予定した話し合いには、議題と個別の行動を整理できる会議メモのテンプレートも役立ちます。
次の仕事に移る前に読み返す
確定したこと、まだ不明なこと、誰が次に何をするか。この三点を確認します。「対応する」のような曖昧な表現を、担当者と具体的な行動に置き換えましょう。連絡先は、そのメモに必要な情報だけを残します。
何週間分もの電話を思い出そうとするより、次の一本から始めてみてください。正確な状況と次の行動が分かる短いメモがあれば、その後の確認が進めやすくなります。