巡回記録のテンプレートと記入例

「巡回終了」と入力するのは簡単です。しかし、引き継ぐ人には、どこを確認したのか、何が見つかったのか、まだ対応が必要なことはあるのかが伝わりません。

巡回記録には、記憶が鮮明なうちに必要な情報を残します。ここでは建物の巡回を例に、コピーして使える項目と架空の記入例を紹介します。業務上の記録には勤務先で承認された方法を使用してください。この例は所定の報告書の代わりにはならず、法令などへの適合を保証するものではありません。

巡回記録に残す情報

最初に日付、施設、巡回の目的を明記します。必要な確認箇所ごとに、場所、観察した内容、行った対応、残っている課題を書きます。場所の名称は、チーム内で使われている呼び方にそろえます。

「扉を確認」だけでは、後から場所を特定できません。「北入口、施錠を確認」なら、短くても場所と確認内容が伝わります。ただし、入口の施錠を確認しただけで、建物全体の安全を確認したとは書かないようにします。

巡回全体に共通する情報は、まとめて書いておけます。文脈が明確なら、すべての短いメモに施設名を繰り返す必要はありません。一方、異常があった場所は、別の人も見つけられる程度に具体的に記録します。

施設、時刻、出来事はすべて架空です。記録の書き方を示すもので、定められた点検経路ではありません。

最後の一行が重要です。「連絡済み」は「修理済み」ではありません。後で照明が交換されたら、実際に確認できた結果を新しいメモとして残します。

メモのタイムスタンプは、そのメモに保存された時刻です。巡回後に書く場合は、「18:14に確認。レベル2の廊下照明が不点灯」のように、確認した時刻を本文に明記します。おおよその時刻しか分からない場合は、そのことも示します。

記憶を頼りに再構成した順序を、その場で正確に記録した経過として扱わないようにします。また、「門が開いていた」という観察と、「誰が開けたのか」という説明も分けて記録します。

「建物巡回」などのグループを作ると、記録する場所が決まります。クラシック表示では短いメモをコンパクトな一覧で確認できます。日付と時刻を表示しておくと、順序を追いやすくなります。掲載画像は、架空の英語デモメモを表示した実際のLognote画面です。

#要確認などのハッシュタグは、後から探す目印になります。ただし、タグを付けても担当者への通知や作業の割り当ては行われず、修理の完了を示すことにもなりません。決められた連絡方法で報告し、その後の結果を追記します。整理方法はハッシュタグのガイドをご覧ください。

残っている事項について、場所、現在の状態、行った対応、次の確認を整理します。「レベル2の照明が不点灯。設備担当へ連絡済み。修理完了は未確認」なら、状況を具体的に伝えられます。

一つの出来事について詳しい経過が必要な場合は、出来事の記録テンプレートも参考にしてください。通常の確認は短く、例外は詳しく残します。最初の巡回後に、別の人が説明なしで未解決の事項を理解できるかを確かめてみましょう。